Ručná expedícia môže pri niekoľkých objednávkach denne fungovať bez väčších problémov. Len čo však objednávok pribúda, rastie s nimi aj množstvo prepisovania údajov, kontrolovania a prepínania medzi systémami. S e-shopom na Shoptete môžete tieto opakujúce sa úkony jednoducho presunúť priamo do administrácie a automatizovať ich vďaka Shoptet Balíkom.
Keď v e-shope nepoužívate žiadnu automatizáciu, vybavenie jednej objednávky môže vyzerať napríklad takto: Príde objednávka. Otvoríte systém vybraného prepravcu, prepíšete alebo importujete údaje o zákazníkovi, doplníte dobierku a vytvoríte zásielku. Potom stiahnete štítok, vrátite sa do administrácie e-shopu, upravíte stav objednávky a odošlete zákazníkovi informácie o doručení.
Pri jednej zásielke ide o niekoľko drobných úkonov. Pri desiatkach objednávok však stále dokola opakujete rovnakú prácu. Zároveň vzniká viac príležitostí na chyby – od preklepu v adrese cez nesprávnu sumu dobierky až po zabudnutý e-mail zákazníkovi.
Logistika nie je len prevádzková záležitosť, ktorá sa začína po prijatí objednávky. V globálnom prieskume DHL označilo 96 % e-commerce firiem svoju logistickú ponuku za kľúčovú pri získavaní objednávok. O to dôležitejšie je nastaviť expedíciu tak, aby s rastúcim počtom zásielok nepribúdala rovnakým tempom aj manuálna administratíva.
Rozdiel medzi ručnou a automatizovanou expedíciou preto nespočíva len v rýchlejšej tlači štítkov. Automatizácia obmedzuje prepisovanie údajov a prepája jednotlivé kroky, ktoré by inak bolo potrebné vykonávať samostatne.
V tomto článku sa pozrieme na celý proces expedície cez Shoptet Balíky: od prijatia objednávky v administrácii až po jej odovzdanie prepravcovi.
Shoptet Balíky prepájajú administráciu e-shopu s prepravcami. Z jedného miesta môžete vytvárať zásielky, tlačiť prepravné štítky, sledovať ich stavy a mať prehľad o expedícii. Nemusíte preto exportovať objednávky a následne ich nahrávať do niekoľkých rôznych aplikácií.
Služba je bez samostatného poplatku, platíte iba za využité prepravné služby. Vybrať si môžete z dvoch variantov:
Funkcie na samotnú expedíciu sú v oboch variantoch podobné a prepravcov zo služieb Komplet a Napojenie môžete kombinovať.
Najväčší rozdiel spočíva v počte krokov, ktoré musí človek vykonať ručne.
| Krok expedície | Pri ručnom spracovaní | So Shoptet Balíkmi |
|---|---|---|
| Údaje o príjemcovi | Kopírujete ich do systému prepravcu alebo ich prenášate pomocou exportu | Preberajú sa z objednávky |
| Vytvorenie zásielky | Vytvárate ju v externom systéme | Vytvoríte ju priamo pri objednávke, prípadne automaticky |
| Práca s viacerými prepravcami | Prepínate medzi ich administráciami | Prepravcov spravujete z jedného prostredia |
| Tlač štítku | Sťahujete ho zo systému prepravcu | Tlačíte ho z objednávky alebo hromadne |
| Číslo zásielky | Prenášate ho späť do e-shopu | Po vytvorení zásielky sa uloží do administrácie |
| Sledovanie doručenia | Kontrolujete sledovanie zásielok u jednotlivých prepravcov | Stav zásielky vidíte priamo pri objednávke |
| Zmena stavu objednávky | Vykonávate ju ručne | Možno ju naviazať na stav zásielky |
| Informovanie zákazníka | Odosielate e-mail alebo meníte stav objednávky ručne | E-mail možno odoslať automaticky podľa nastavenia |
| Viacero objednávok | Spracúvate ich postupne | Zásielky a štítky možno spracúvať hromadne |
Pri ručnej expedícii tak človek funguje ako spojka medzi e-shopom a systémami prepravcov. V automatizovanom procese sú dáta aj jednotlivé kroky prepojené a pracovník sa sústreďuje predovšetkým na kontrolu, balenie a fyzické odovzdanie zásielky.
Shoptet Balíky môžu využívať e-shopy, ktoré expedujú z Českej republiky, Slovenska alebo Maďarska. Ponuka prepravcov a služieb sa môže líšiť podľa krajiny odoslania, cieľovej krajiny aj maximálnej hmotnosti zásielky.
Pri výbere sledujte predovšetkým to, či prepravca ponúka:
Nie je nutné používať rovnakého prepravcu pre všetky situácie. Jedného môžete využiť na doručenie na adresu, ďalšieho pre výdajné boxy a iného na zahraničné objednávky. Vďaka kombinácii služieb Komplet a Napojenie pritom všetkých spravujete v jednom systéme.
Zoznam podporovaných prepravcov a prepravných služieb sa priebežne mení a rozširuje. Aktuálnu ponuku si preto vždy overte v administrácii e-shopu v časti Shoptet Balíky → Prepravcovia alebo v nápovede Shoptet Balíky – prepravcovia.
Podrobné nastavenie cien dopravy, viditeľnosti v košíku, krajín alebo hmotnostných limitov nájdete v Shoptet Univerzite a v nápovede k nastaveniu dopravy. Pre samotný prechod na automatizovanú expedíciu sú dôležité predovšetkým nasledujúce štyri kroky.
Automatizácia dokáže pracovať len s údajmi, ktoré má k dispozícii. Pred spustením preto skontrolujte najmä:
Pri ručnom spracovaní môže pracovník chýbajúci údaj doplniť až v systéme prepravcu. Pri automatizácii by však neúplné dáta mohli zabrániť vytvoreniu zásielky. Shoptet preto zásielku pred odoslaním prepravcovi kontroluje a v prípade chyby upozorní na to, čo je potrebné doplniť.
V administrácii vyberiete prepravcu, rozhodnete sa medzi variantmi Komplet a Napojenie a aktivujete konkrétne prepravné služby.
Následne nastavíte spôsob dopravy, ktorý zákazníci uvidia v košíku – predovšetkým jeho názov, cenu, viditeľnosť a prípadné obmedzenia. Detailnú konfiguráciu nemusíte riešiť metódou pokus – omyl. Stačí postupovať podľa návodu na aktiváciu Shoptet Balíkov a všeobecného článku o nastavení dopravy.
Skôr než automatizáciu zapojíte do bežnej prevádzky, prejdite si celý proces na testovacej objednávke:
Testovaciu zásielku a štítok si môžete pripraviť už v skúšobnej verzii e-shopu. Na odosielanie skutočných zásielok je potrebné dokončiť aktiváciu a nastavenie prepravných služieb.
Podrobnejšie informácie nájdete v nápovede Shoptet Balíky – zásielky.
Nemusíte hneď meniť celý expedičný proces. Začnite jedným najčastejšie používaným prepravcom a najskôr si overte základný postup. Keď všetko funguje, môžete pridať:
Tento postup pomáha odlíšiť chybu v nastavení od problému u konkrétneho prepravcu a znižuje riziko, že zmena naruší expedíciu všetkých objednávok naraz.
Pri ručnom procese otvoríte objednávku v e-shope, následne systém prepravcu, prenesiete údaje, vytvoríte zásielku a vrátite sa späť do e-shopu.
So Shoptet Balíkmi otvoríte objednávku a vytvoríte k nej zásielku priamo v administrácii. Po prijatí požiadavky prepravcom sa k zásielke uloží jej číslo a môžete vytlačiť štítok. Zásielku následne zabalíte a odovzdáte prepravcovi.
Čím viac objednávok expedujete, tým je rozdiel výraznejší. V prehľade zásielok môžete objednávky filtrovať podľa prepravcu, služby, stavu alebo dátumu vytvorenia a štítky vytlačiť hromadne. Nemusíte teda každú zásielku otvárať a spracúvať samostatne.
Pri jednej objednávke automatizácia šetrí niekoľko kliknutí. Pri desiatkach objednávok odstraňuje celý opakujúci sa pracovný postup.
Najväčší prínos Shoptet Balíkov prichádza vo chvíli, keď automatizujete aj kroky, ktoré nasledujú po vytvorení objednávky.
Podľa nastavenia sa môže automaticky:
Automatické vytvorenie zásielky tak môže nahradiť prvý manuálny krok. Nadväzujúca zmena stavu a e-mail zákazníkovi zase obmedzia prácu, ktorá by inak nasledovala po vytlačení štítku.
Nastavenie automatických stavov však vždy otestujte. Jednotliví prepravcovia môžu informácie o priebehu doručovania odovzdávať rozdielne. Automatizujte preto iba tie zmeny, ktoré zodpovedajú vášmu skutočnému pracovnému postupu.
Viac informácií o automatizácii nájdete v návodoch Shoptet Balíky – nastavenie a Informačné e-maily.
Presná úspora závisí od pôvodného spôsobu práce, počtu objednávok, množstva prepravcov aj nastavenia skladu. Najlepšie porovnanie preto získate meraním vlastnej prevádzky:
Denná úspora času = (čas ručného spracovania jednej zásielky − čas automatizovaného spracovania jednej zásielky) × počet zásielok denne.
Skúsenosť e-shopu Daillo ukazuje rozdiel medzi ručnou a prepojenou expedíciou veľmi konkrétne. Predtým tím pracoval priamo v systémoch prepravcov a objednávky exportoval a importoval pomocou CSV súborov, čo znamenalo ďalšie úkony aj časté riešenie problémov v sklade. Po zapojení Shoptet Balíkov stačí skladníkovi otvoriť objednávku a vytlačiť štítok. Podľa jeho odhadu sa tým čas venovaný spracovaniu zásielok znížil približne o 80 až 90 %.
„Predtým bolo potrebné urobiť desiatky úkonov, dnes len dva.“
Petr Novák, majiteľ e-shopu Daillo
Pri menšej prevádzke môže byť rovnako dôležitý prehľad. DARK store oceňuje, že nemusí sťahovať štítky ani prechádzať do systému prepravcu. V administrácii zároveň vidí, ktoré zásielky už odišli, ktoré sa vracajú a ktoré sa pri doručovaní zdržali. Automatizácia tak uľahčuje odovzdávanie práce a pomáha dohliadať na to, aby žiadny balík nezostal nepovšimnutý medzi viacerými systémami.
Automatizácia obmedzuje manuálne chyby, sama však potrebuje správne vstupné údaje a nastavenia. Najčastejšie problémy vznikajú kvôli:
Pred spustením preto vždy vytvorte testovaciu objednávku a prejdite si ju od košíka až po štítok a komunikáciu so zákazníkom. Ručná kontrola pri zavádzaní automatizácie zaberie niekoľko minút, ale môže predísť chybám pri desiatkach skutočných objednávok.
Pri ručnej expedícii pracovník prenáša dáta medzi e-shopom a prepravcami, vytvára štítky, sleduje zásielky a informuje zákazníkov. Shoptet Balíky presúvajú tieto kroky do jedného prostredia a umožňujú časť z nich automatizovať.
Výsledkom je menej prepisovania údajov, nižšie riziko chýb, rýchlejšie spracovanie väčšieho množstva objednávok a lepší prehľad o tom, čo sa so zásielkami práve deje.
Nemusíte pritom automatizovať všetko naraz. Začnite jedným prepravcom a jednou testovacou objednávkou. Keď proces overíte, môžete postupne pridať hromadnú tlač, automatické vytváranie zásielok, zmeny stavov aj komunikáciu so zákazníkom.
Vyskúšajte Shoptet Balíky na testovacej objednávke a porovnajte nový postup s tým, ako expedujete dnes. Uvidíte, koľko manuálnych krokov môžete vďaka automatizácii vynechať, koľko času ušetríte pri každodennom spracovaní objednávok a ako jednoducho si môžete celý proces zefektívniť.
Napísať komentár