Ako sa pripravoval Reshoper: Pohľad do zákulisia s usporiadateľkami Adrianou a Veronikou

13. apríla 2022, prebehol 4. ročník obľúbeného e-commerce veľtrhu a konferencie Reshoper. Vedeli ste, že príprava akcie tohto druhu trvá aj cez pol roka? O tom, čo všetko je potrebné riešiť a aké to je organizovať takú veľkú akciu – a tiež ju osobne zažiť, sme sa rozprávali s dvoma členkami usporiadateľského tímu.

Už skôr sme písali o tom, že sa tento rok Shoptet stal spoluorganizátorom obľúbenej akcie Reshoper. Vďaka tomu sme tento rok mohli vidieť a zažiť aj viac zo zákulisia konferencie a veľtrhu. Usporiadateľský tím Reshoperu tvoria cez dve desiatky nadšencov, ale vyspovedať ich všetkých by bolo nadlho, a preto sme sa porozprávali s jeho dvoma zástupkyňami.

Spoznajte v našom rozhovore Reshoper aj z druhej strany, z pohľadu sympatických a energických eventových manažérok, Adriany Mučičkovej (na fotke vľavo) a Veroniky Nosálovej (vpravo).

Akú úlohu si v rámci príprav Reshoperu mala, čo konkrétne si riešila??

Adriana: Bola som projektová manažérka, takže som rámcovo riešila všetko, čo bolo potrebné smerom von aj dovnútra.

Veronika: V rámci pozície exhibitiors manager bolo mojou hlavnou úlohou starať sa o vystavovateľov na Reshoperi. O ich výber a komunikáciu s nimi. Ďalej, napríklad, zadávanie videí na marketingové účely, video pozvánok alebo prezentácií na partnerskom stage. Tiež som mala na starosti písanie a odosielanie newsletterov a prvotnú komunikáciu s poradcami.

Koľko času si každý deň strávila prácou okolo príprav akcie?

Adriana: Primerane výsledku. (úsmev) Niektoré dni boli náročnejšie a iné zase viac flexibilné. Tým, že som produkciu riešila zo Slovenska, boli časovo najvýživnejšie pracovné cesty do Prahy, počas ktorých bolo treba za krátky čas stihnúť maximum. Na druhej strane to boli veľmi príjemné osobné stretnutia a prepojenia, ktoré sa jednoducho nedajú prostredníctvom online nahradiť.

Veronika: Ako hovorí Adri, bolo to rôzne, väčšinou to bolo klasicky 8-9 hodín denne, ale niekedy napríklad aj 12-15 hodín.

Mala si už nejaké skúsenosti s organizovaním podujatí z minulosti?

Adriana: Áno, niekoľko menších aj väčších eventov na Slovensku a skvelé spolupráce aj s Evou Knirschovou, zakladateľkou Reshoperu, napríklad na zahraničnom (aktuálnom online) projekte NYKnow GO.

Veronika: Priamo s veľkými akciami ako s Reshoperom nie, ale som taký prirodzený organizátor. Cez rôzne dovolenky po zapojenie sa do plánovania svadieb kamarátok, narodenín, detského tábora, dielní. Na druhú stranu som aj pre spontánne akcie, napríklad som prešla vlakom naprieč USA bez väčšieho plánu, kedy som ubytovanie riešila často až na mieste.

„Všetko sa dá v pohode zvládnuť, keď máte okolo seba tím správnych ľudí,“ hovorí Adriana Mučičková

Prebiehala príprava tohtoročného Reshoperu plynulo alebo sa objavili nejaké komplikácie?

Adriana: Ak by som ja alebo akýkoľvek iný človek, ktorý niekedy riadil nejaký event, tvrdil, že to bolo úplne bez komplikácií, tak klame. (smiech) Organizovanie udalostí patrí medzi top 10 najstresovejších zamestnaní. Na druhej strane sa dá všetko vždy v pohode zvládnuť, keď máte okolo seba tím správnych ľudí. Nemusia to byť vždy profesionáli s rokmi skúseností, úplne stačí, ak ste rovnako zapálení pre daný projekt a baví vás to. A Reshoper mal dream team. (úsmev)

Veronika: Na žiadne väčšie komplikácie si pri samotnej príprave nespomínam. Občas na poslednú chvíľu vypadol nejaký vystavovateľ, ale mnoho firiem, ktoré sa chceli zúčastniť, boli veľké, takže nebolo ťažké prípadného vypadávajúceho nahradiť. Napríklad úplne posledný stánok som dohovárala asi 2 a pol týždňa pred začiatkom akcie.

S čím si nakoniec mala najviac práce? Čo bolo najzložitejšie?

Adriana: Naplniť očakávania návštevníkov –⁠ k Reshoperu som pristupovala so všetkou pokorou.

Veronika: Pre mňa osobne bolo najťažšie vysvetliť firmám, že prednášky na konferencii sú voči partnerskému stage nezávislé a že sa program pre konferenciu tvorí podľa danej témy, ktorou bolo tento rok „Ako so svojím e-shopom uspieť v tvrdej konkurencii“. Samozrejme, kopa firiem by rada svoje znalosti a postrehy predviedla na konferencii, ale nám to do programu možno úplne nezapadlo. Odmietanie záujemcov bolo celkom náročné, pretože by som im veľmi rada vyšla v ústrety. To isté sa dialo s poradenskou zónou, ale sú to časti Reshoperu, ktoré jednoducho držíme nezávislé.

Z čoho si mala najväčšie obavy alebo z čoho si bola najviac nervózna?

Adriana: To zostane pod rúškom tajomstva. (smiech) Ale tak klasicky som si hlavne priala, aby boli všetci na konci dňa radi, že svoj čas investovali práve do Reshoperu a že si odnesú skvelý zážitok, nové kontakty a chuť prísť na ďalší ročník.  

Veronika: Z toho, že sa niečo pokazí. Že nedorazia vystavovatelia, návštevníci alebo cateringová firma. Že nedorazí nikto. (smiech)

Na čo si sa naopak najviac tešila?

Adriana: Na môj tím. (úsmev) Už som spomínala, že je to dream team. A on fakt je. Každopádne som sa tešila na osobné stretnutie s našimi rečníkmi, poradcami a dodávateľmi a zároveň na ten moment, kedy sa všetky tie prípravy zhmotnia v naplnenej PVA Expo Praha (pražský veľtrhový areál). To je pocit na nezaplatenie.

Veronika: Veľmi som sa tešila na afterparty a na to, až to všetko z človeka spadne a budem si môcť dať pohár červeného. (úsmev)

Poďme sa preniesť do samotného dňa akcie. Ako to z tvojho pohľadu celé nakoniec prebiehalo?

Adriana: Bola to jednoducho skvelá jazda!

Veronika: Skvele!

Čo konkrétne si na akcii robila a ako to šlo počas dňa?

Adriana: Najradšej by som povedala, že som mala nohy hore a len som si užívala prítomný okamih. Ale ja som radšej v „teréne“ s tímom. Takže som bola pri všetkom, ale skôr teda ako team leader, ako podpora. Mala som vo svojich ľudí 100 % dôveru.

Veronika: Akciu sme na výstavisku pripravovali už dva dni dopredu. V pondelok sme sa zišli s celým realizačným tímom a prebrali, kto čo má na starosti. V utorok pomaly začali prichádzať vystavovatelia, a tak sme im rozdávali dosky s organizačnými informáciami a prípadne pomáhali so stánkom. V deň akcie ráno sa už iba kontrolovalo, či je každý pripravený a doťahovali sa detaily.

Čo si si najviac užila ako členka usporiadateľského tímu, z pracovnej stránky?

Adriana: Doslova všetko. Fakt. (úsmev)

Veronika: Pre mňa to boli práve tie detaily a riešenie vecí na poslednú chvíľu, je to taký adrenalín. (smiech) Ako zaisťovanie nábytku na stánok 15 minút pred začiatkom akcie alebo zháňanie vystavovateľov, ktorí uviazli v zápche.

Ako sa darilo koordinovať celý tím, ktorý sa o priebeh Reshoperu staral? 

Adriana: Za mňa skvele! Časť tímu tvorili kolegovia z minulých ročníkov, ďalšiu časť zastrešil skvelý tím zo Shoptetu, ktorý excelentne prebral rolu organizátora. Zároveň nám pribudli aj čerstvé posily, ktoré si event tiež naplno užili. Veľké poďakovanie patrí aj Eve Knirschovej a Jindrovi Fáborskému, zakladateľovi Reshoperu, ktorí boli pre tohtoročný ročník v úlohe konzultantov.

Veronika: Členov tímu sa podarilo zladiť úplne bezproblémovo, väčšina z nich už na Reshopere pracovala skôr, a tak každý vedel, ako a čo má robiť. A organizačná príprava bola tiež veľmi podrobná. Navyše sa tím skladal zo samých úžasných ľudí!

Museli ste na mieste riešiť nejaké neočakávané komplikácie?

Adriana: Jasné, že áno. Ale pevne verím, že si ich návštevníci akcie vlastne ani nevšimli.

Veronika: Bol to napríklad chýbajúci nábytok na stánku, našťastie sme priamo na výstavisku našli firmu, od ktorej sme ho mohli do 10 minút požičať.

Čoho všetkého z programu si sa sama zúčastnila a aká časť podujatia sa ti najviac páčila?

Adriana: Počas celého dňa som si niekoľkokrát prešla celý veľtrh aj konferenciu, relax zóny aj registračný priestor. Môj krokomer o tom vie svoje. (smiech) Najviac ma zaujímala spätná väzba tímu a účastníkov, a tí vyzerali spokojne. Už na mieste mi dávali pozitívny feedback.

Veronika: V priebehu dňa som som na to bohužiaľ vôbec nemala čas. Venovala som sa vystavovateľom a konečne sa porozprávala s ľuďmi, s ktorými som si celý čas predtým len písala cez e-mail alebo ich poznala len cez telefonáty. Bolo pekné sa stretnúť osobne. Na prednášky sa plánujem pozrieť zo záznamu.

Aj keď vlastne potom som bola na afterparty a tam prebehlo pár vtipných konverzácií 😊.

Prebehla tam nejaká vtipná situácia alebo smiešna príhoda?

Adriana: Počas afterparty ich bolo viac. (smiech) Vtipná a milá bola tiež fotka Evy Knirschovej na kartóne (nemohla sa kvôli šťastnej udalosti v rodine zúčastniť osobne), s ktorou sa vo fotokútiku nakoniec fotili aj náhodní ľudia.

Veronika: Vtípkami nás zásoboval hlavne kolega z tímu Tomáš, bola s ním sranda.

Čo by si navrhla nabudúce urobiť inak alebo lepšie? Na čo by si sa viac zamerala?

Adriana: Určite sa niektoré veci dajú vyšperkovať a vlastne na tom už teraz pracujeme na budúci ročník. Rovnako tak zbierame spätnú väzbu od účastníkov a starostlivo si ju prechádzame. Našim hlavným cieľom je totiž spájať ľudí v komunite, prinášať im hodnotný obsah a vytvárať pozitívny zážitok.

Veronika: Ani by som toho veľmi nemenila. Pár vecí, ktoré by sa dali zefektívniť, ale ide skôr o drobnosti.

Je niečo, čo si sa vďaka tejto práci naučila? V čom si sa zdokonalila?

Adriana: Každá skúsenosť prináša nové poznatky, ktoré automaticky pri najbližšej situácii využijete. Pochádzam zo Slovenska a myslím, že som si zdokonalila svoju češtinu.

Veronika: Určite som sa zlepšila v písaní newsletterov, to som nikdy predtým nerobila.

„E-shopári na Reshopere často našli riešenie alebo skvelú radu od vystavovateľa alebo kvalifikovaného poradcu,“ opisuje Veronika Nosálová

V čom si myslíš, že bol Reshoper užitočný pre ľudí, ktorí sa naň prišli pozrieť?

Adriana: Verím, že medzi to naj patrí prepojenie s komunitou, oživenie náročných dní dnešnej reality a načerpanie nových poznatkov a kontaktov. Konferencia jednoznačne naplnila očakávania vďaka skvele zvolenej téme aj spíkrom. V rámci veľtrhu sme zase počuli, že si vystavovatelia skoro ani nestihli skočiť na obed, ako mali plné ruky práce.

Veronika: E-shopári na Reshoperi stretli mnoho firiem, ktoré vyvíjajú rôzne vychytávky pre e-shopy. Takže si rozšírili svoje obzory v tom, čo je možné a čo im uľahčí prácu. A pokiaľ bolo napríklad niečo, s čím bojovali už dlhšiu dobu, tak na Reshoperi často našli riešenie alebo minimálne skvelú radu od vystavovateľa alebo od kvalifikovaného poradcu.

Navigácia v článku

Napísať komentár

Vaša e-mailová adresa nebude zverejnená.

Odoslaním správy súhlasíte s podmienkami ochrany osobných údajov