Ak ste iba nedávno rozbiehali e-shop, o automatizácii ste zrejme ani len neuvažovali. Niekoľko objednávok denne dokážete predsa vybaviť aj ručne. Čo však robiť, ak prestávate stíhať a trpí tým váš zákaznícky servis? Riešením je automatizácia objednávok, ktorá má zmysel nielen pre veľké ale aj menšie e-shopy.
Začínajúce e-shopy sa väčšinou stretávajú s problémom nedostatku objednávok a často tak ich prevádzkovatelia ani nerozmýšľajú nad tým, čo v prípade, keď sa dostanú na úroveň trebárs 100 objednávok denne. Ak s e-shopom iba začínate, nepochybne máte radosť z každej jednej objednávky, o to viac, ak postupne ich počet rastie. Kým je objednávok len niekoľko denne, všetko sa dá zvládať ručne a popri tom vám ešte zostane čas na to, aby ste sa venovali iným záležitostiam súvisiacim s e-shopom.
Vytúžený nárast objednávok vám ale paradoxne môže narobiť poriadne problémy, najmä ak naň s e-shopom nebudete pripravený. Dobrým príkladom môže byť predvianočné obdobie, kedy návaly objednávok neraz nestíhajú ani e-shopy, ktoré s tým v inom období roka nemajú problém. Takúto sezónnu zaťažkávaciu skúšku môžete zvládnuť, no dlhodobo vybavovať stovky objednávok denne ručne jednoducho možné nie je.
Už pri náraste objednávok na desiatky denne vám ich vybavovanie a expedícia zaberie podstatnú časť pracovného dňa. Problémy najčastejšie predstavuje nekompatibilita systémov jednotlivých dopravcov, ručné párovanie objednávok a ich odosielanie, zmena stavov pri objednávkach, ručné zadávanie údajov, pri ktorom je vysoké riziko chyby z nepozornosti a v neposlednom rade aj preťaženie zamestnancov. Navyšovanie pracovných síl je pritom pomerne nákladné a v prípade neočakávaného útlmu sa vám ľahko môže stať, že vaši zamestnanci zostanú nevyužití.
Z vyššie uvedených dôvodov sú v každom väčšom e-shope nevyhnutné správne nastavené procesy a ich automatizácia. Ušetríte množstvo času, znížite personálne náklady a dosiahnete pomocou nej nižšiu chybovosť. Automatizácia je možná pri rôznych procesoch, od objednávok cez reklamácie a vystavovanie daňových dokladov až po aktualizáciu ponuky produktov vrátane ich skladovej dostupnosti. Zamerajme sa teraz na to, akým spôsobom je možné automatizovať spracovávanie objednávok.
Hlavným argumentom v prospech automatizácie objednávok je v prvom rade časová úspora pri rutinných úkonoch, triedenie objednávok podľa vopred stanovených pravidiel a automatická zmena stavu objednávky. Predstavme tieto možnosti podrobnejšie.
Každý dopravca používa vlastné rozhranie na vypisovanie štítkov a objednávanie prepravy. Pri desiatkach objednávok denne s rôzne navolenými dopravami už v tom ale môže byť veľký chaos. Zíde sa vám, ak všetky objednávky bez ohľadu na zvolený spôsob dopravy budete vedieť vybaviť pomocou jediného rozhrania. Zároveň všetky údaje z objednávky viete doslova na jeden klik prekopírovať do tohto rozhrania.
Týmto spôsobom vám odpadá ručné prepisovanie údajov z objednávky, čím ušetríte množstvo času, námahy a eliminujete chyby z nepozornosti, ku ktorým najmä pri návale objednávok môže ľahko dôjsť.
Ďalšou dôležitou výhodou automatizácie je možnosť triedenia objednávok podľa vopred zadaných pravidiel. Znamená to, že systém automaticky zatriedi objednávky podľa vopred definovaných pravidiel – napríklad podľa počtu položiek, podľa toho či je položka skladom, podľa hodnoty objednávky, prípadne podľa toho či objednávka už bola alebo nebola uhradená. Týchto pravidiel je možné nadefinovať veľmi veľa, oplatí sa použiť najmä tie, ktoré pre vás budú naozaj zmysluplné.
Automatizáciou ale získate aj omnoho väčší prehľad nad prijatými objednávkami. Jednou z funkcií je totiž aj automatická zmena stavu objednávok, na ktorú môže byť naviazané odoslanie informačného e-mailu zákazníkovi. Zlepšíte tak prehľad nielen sebe, ale aj vašim zákazníkom, ktorí budú mať cez svoje používateľské rozhranie vždy dokonalý prehľad o tom, v akom stave sa ich objednávka práve nachádza. To všetko bez vášho manuálneho zásahu.
Automatizácia vám pomôže zefektívniť predaj a eliminovať nevyzdvihnuté zásielky. Môžete si totiž nastaviť automatické upozornenie na objednávky, ktoré aj po niekoľkých dňoch zostali nevyzdvihnuté, prípadne objednávky pri ktorých sa aj po niekoľkých dňoch od realizácie stále čaká na platbu. Rýchlo tak zistíte, kedy je potrebné storno objednávky alebo notifikovanie zákazníka o tom, že tovar si stále nevyzdvihol.
Samozrejmosťou je teda urgencia nezaplatených objednávok, filtrovanie objednávok z poznámkou, detekcia nevyzdvihnutých zásielok, prípadne automatické odoslanie ďakovného e-mailu po prebratí tovaru zákazníkom. Opäť aj v tomto prípade platí, že na mieru je možné nastaviť množstvo parametrov a tak sú možnosti automatizácie objednávok prakticky neobmedzené.
Automatizácia objednávok je teda prepracovaným logickým systémom, ktorý je jeden zo základných predpokladov na to, aby ste sa so svojim e-shopom prepracovali medzi špičku, dokázali udržateľne rásť, efektívne fungovať a skvalitňovať svoj zákaznícky servis. Samotné riešenie automatizácie závisí od e-shopového riešenia. Ak máte riešenie na mieru, automatizáciu, jej nastavenie a integráciu bude potrebné riešiť s jeho dodávateľom.
Pre tých, čo využívajú e-shop na prenájom, je riešenie automatizácie prostredníctvom doplnkov. Výhodou tohto riešenia je, že integrácia a nastavenie je pomerne jednoduchou záležitosťou, ktorú by ste mali zvládnuť aj svojpomocne. Navyše, modul Automatizácia objednávok si môžete aj na obmedzený čas nezáväzne vyskúšať a tak pre vás nepôjde o vstup do neznámych vôd. Povýšte svoj e-shop na vyššiu úroveň a uvidíte, že sa vám to oplatí.
Napísať komentár