Ako sa nestratiť v legislatíve GDPR? Pozrite si prehľadný checklist

Prevádzkovanie e-shopu zahŕňa prácu s údajmi zákazníkov, čo znamená aj zodpovednosť za ich ochranu. Pre subjekty v rámci Európskej únie, alebo také, ktoré spracúvajú údaje európskych fyzických osôb, platí GDPR – Všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov, ktoré stanovuje požiadavky a povinnosti pri spracúvaní týchto údajov.

📚 Súlad s GDPR – Checklist pre váš e-shop

Dokumentácia

• Zásady spracovania osobných údajov
• Zásady používania Cookies a správne nastavený Cookie lišta
• Záznamy o súhlase

Technické opatrenia

• Šifrovanie údajov
• Kontroly prístupu
• Monitorovanie bezpečnosti
• Pravidelné zálohy

Pravidelné úlohy

• Školenie zamestnancov k GDPR
• Audity súladu údajov a dokumentácie s GDPR
• Kontrola súčasných politík
• Aktualizácia bezpečnostných opatrení

⚖️ GDPR

• GDPR (Všeobecné nariadenie o ochrane osobných údajov pre EÚ) pokrýva ochranu osobných údajov fyzických osôb
• Vzťahuje sa aj na prevádzkovateľov e-shopov mimo EÚ, ktorí spracúvajú dáta európskych občanov
• Cieľom GDPR je poskytnúť dotknutým osobám kontrolu nad ich údajmi, ktoré subjektom sprístupnia a zaručiť, že subjekty s nimi budú zaobchádzať bezpečne a transparentne
• Za porušenie nariadenia GDPR – nelegálne spracovanie osobných údajov hrozí pokuta 20M€ alebo 4% z celkového obratu (podľa toho, ktorá suma je vyššia). V praxi ale úrad skôr dáva pokyn k úprave.

📚 Základné pojmy súvisiace s GDPR

Osobný údaj = akákoľvek informácia, ktorá identifikuje alebo umožňuje identifikáciu fyzickej osoby.

Dotknutá osoba = Osoba, ktorej údaje sa spracúvajú (váš zákazník)

Prevádzkovateľ = Vaša e-commerce firma (rozhoduje, prečo a ako sa údaje spracúvajú)

Sprostredkovateľ (tretia strana s prístupom k osobným údajom) = Služby, ktoré používate na spracovanie údajov (poskytovatelia platieb, prepravné spoločnosti)

Spracúvanie = Akákoľvek činnosť vykonávaná s osobnými údajmi (zber, uchovávanie, používanie)

Únik údajov = Akýkoľvek bezpečnostný incident, ktorý odhalí osobné údaje

Kedy dochádza k spracovaniu osobných údajov v e-shope?

Marketingové aktivity a GDPR

Newsletter

• Existujúci zákazník, ktorý nám poskytol svoju e-mailovú adresu pri predošlom nákupe a súhlasil aj so zasielaním marketingových materiálov, nám výslovný súhlas pre zasielanie Newsletterov nemusí dať
• Nový zákazník nám musí výslovný súhlas so spracovaním osobných údajov dať, či už prostredníctvom objednávky alebo cez prihlasovací formulár umiestnený na našom e-shope

Cookies

Hlavným cieľom cookies je ponúknuť personalizovaný používateľský zážitok, obsah a služby v rámci komunikácie e-shopu k zákazníkovi.

Rozlišujeme niekoľko druhov cookies:

1. Povinné cookies – zabezpečujú fungovanie e-shopu a zvyšujú komfort používateľov bez potreby súhlasu. Uchovávajú napr. informácie o prihlásení, produktoch v košíku a chránia účty pred podvodmi.
2. Analytické – zbierajú údaje o správaní návštevníkov e-shopu, čím pomáhajú prevádzkovateľom zlepšiť obsah a rozhodovanie, avšak nie sú nevyhnutné a vyžadujú výslovný súhlas používateľa
3. Marketingové – slúžia na retargeting a zobrazovanie reklám užívateľom na iných stránkach, avšak nie sú povinné, takže na ich spracovanie je potrebný výslovný súhlas.

Správny vzhľad Cookies lišty

Cookies a Google Ads

Od prvej polovice 2024 zaviedol Google takzvaný Consent Mode v2. Ide o mechanizmus navrhnutý na správu fungovania reklamných a analytických služieb Googlu na základe súhlasu používateľa.

Príklad Consent mode v2 v nastavení cookies pred ich potvrdením.

Zákazníkom musí byť jasne vysvetlené, že ich údaje môžu byť použité na personalizované reklamy, a musí byť získaný ich súhlas na spracovanie týchto údajov. Tento súhlas musí byť dobrovoľný a informovaný, s možnosťou kedykoľvek ho odvolať.

Kedy môže e-shop spracúvať osobné dáta?

Pri spracovaní osobných údajov zákazníka je nutné určiť si cieľ a následne správny právny základ, tu rozlišujeme 4 právne základ: Zmluvná povinnosť, Oprávnený záujem, Súhlas spotrebiteľa, Zákonná povinnosť.

Prečo je dôležité myslieť na právny základ pri práci s údajmi zákazníkov?

1. Musíte mať dôvod na spracovanie osobných údajov

Na každé použitie údajov zákazníka potrebujete dôvod a preto by ste mali spracúvať len také údaje, ktoré naozaj pre váš e-shop potrebujete.
Napr. Údaje pre spracovanie platby: Povolené zo zákona. Odosielanie Newslettera: Potrebujete súhlas od zákazníka s transparentným opisom na aký účel budú jeho údaje použité.

2. Budujete dôveru
   Keď budete voči svojim zákazníkom transparentní a budú vedieť, kde a ako sú ich údaje používané budú pričom budú mať prístup k ich oprave alebo k možnosti ich vymazať budú vám viac dôverovať.
   Napr. pri objednávkovom formulári ‘Váš email potrebujeme na zaslanie potvrdenia o nákupe’
3. Vyhýbajte sa pokutám
   Pri nelegálnom spracovaní osobných údajov hrozí sankcia až 20M€ alebo 4% z celkového ročného obratu, podľa toho, ktorá suma je vyššia.

Čo si pamätať pri spracúvaní osobných údajov:

1. Viacero právnych základov: Niekto typy údajov môžu spadať pod viacero právnych základov – záleží od spôsobu spracovania dát.
2. Požiadavky: Zapracujte všetky požiadavky pred spracovaním údajov vašich zákazníkov.
3. Práva spotrebiteľa: Musia byť dodržané a naplnené jeden mesiac od žiadosti (napr. Od žiadosti o vymazanie osobných údajov).
4. Dokumentácia: Archivujte všetky záznamy o aktivitách a súhlasoch vašich zákazníkov.

Myslite na úroveň citlivosti údajov

🟦 Štandardné údaje

• Základné informácie o účte
• História prehliadania
• Marketingové preferencie

🟥 Citlivé údaje

• Platobné informácie
• Dodacie údaje
• Osobné identifikačné údaje (trackovacie údaje z webu)

Pôsobenie v zahraničí 

Pri pôsobení e.shopu v ďalších krajinách EÚ, napríklad z ČR a SR a naopak, sa pravidlá ochrany osobných údajov v zásade nelíšia, preto GDPR je účinné v celej Európskej únii. Pri pôsobení e-shopu však v krajine, ktorá je mimo EÚ je dôležité spraviť analýzu miestnych zákonov a nariadení nakoľko tu sa jednotlivé obmedzenia a požiadavky môžu značne líšiť.

Navštívte náš Sparring Playbook – otvorenú knižnicu so vzorovými dokumentami pre váš biznis, ako napríklad: Vzor dokumentu: Marketingový GDPR

Navigácia v článku