Faktúry, zálohové faktúry, dobropisy. Doklady na e-shope trápia mnohých e-shopárov a sú jednou z najčastejších tém, s ktorými sa obraciate na našu zákaznícku podporu. Prinášame vám preto odpovede na tie najčastejšie otázky a stručného sprievodcu, čo ktorý doklad znamená a kedy a ako ich v Shoptete správne vystavovať.
Faktúra je najzákladnejším dokladom, ktorý všetci poznáme, v praxi sa tiež môžete stretnúť s označením daňový doklad. Vystavuje sa za dodaný tovar alebo službu. Faktúru je nutné vystaviť najneskôr do 15 dní od dátumu uskutočnenia zdaniteľného plnenia, teda predaja tovaru alebo vykonania služby. Je obvyklé, že dátum uskutočnenia zdaniteľného plnenia je rovnaký ako dátum vystavenia faktúry. Väčšina podnikateľov totiž obvykle vystavuje faktúry vo chvíli dodania tovaru alebo tesne po dodaní danej služby.
V Shoptete môžete vydávanie faktúr (aj ostatných dokladov) automatizovať naviazaním na zmeny stavov objednávok. Ako na to, sa dozviete v našom Pomocníkovi.
Narozdiel od tej bežnej, zálohová faktúra nie je účtovným ani daňovým dokladom. Ide o dokument, ktorý zákazníka informuje, koľko vám má za službu alebo tovar zaplatiť vopred. Ak dôjde k uskutočneniu zdaniteľného plnenia do 15 dní, vydáte následne bežnú faktúru. Ak nie, prichádza na rad daňový doklad k prijatej platbe.
Môžete sa tiež stretnúť s označením proforma faktúra – to sa využíva v prípade, že je požadovaná platba za objednávku v plnej výške. Zálohová faktúra sa tak používa v prípade, ak je požadovaná iba čiastočná úhrada.
Bežný daňový doklad (faktúra) sa pri platbe vopred (zálohou) vystavuje pri uskutočnení zdaniteľného plnenia do 15 dní od prijatia platby – tzn. Zákazník v tejto lehote obdržal tovar alebo službu, za ktorú zaplatil. Pokiaľ ale k zdaniteľnému plneniu v tejto lehote nedošlo, je nutné vystaviť práve DDPP.
V Shoptete je DDPP možné vystaviť priamo z objednávky (v 100% výške), alebo zo zálohovej faktúry na čiastočnú úhradu objednávky.
Pri DDPP platí, že ho môžu dobrovoľne vystavovať aj neplatcovia DPH, doklad iba nesmie obsahovať slovo „daňový“, aby názov nebol pre príjemcu mätúci.
Dodací list nie je účtovným ani daňovým dokladom, e-shopár nemá povinnosť ho vydávať. Má iba informatívny charakter, pre kontrolu vydaného alebo prijatého tovaru. Obsahuje obvykle identifikačné údaje odberateľa a dodávateľa, dátum vydania, číslo dokladu a samozrejme informácie o dodávanom tovare – množstvo, druh, merná jednotka a prípadne cena.
Opravný daňový doklad alebo dobropis. Obe názvy označujú rovnaký dokument, ktorým sa znižuje čiastka už vystavenej a odoslanej faktúry, prípadne sa tento doklad stornuje celý. Využijete ho najmä v prípade čiastočných alebo plných reklamácií, pri neuskutočnení dodania tovaru alebo služieb, alebo pokiaľ ste sa z nejakého dôvodu rozhodli zákazníkovi dodatočne znížiť cenu dodávaného tovaru či služby. Dobropis vystavíte jednoducho z detailu faktúry a na jedno kliknutie tak doskladníte tovar, v prípade, že používate platobnú bránu Shoptet Pay, môžete automaticky vrátiť aj platbu.
Ak nie ste platcom DPH, namiesto dobropisov vystavujete tzv. storno faktúry.
Daňový doklad je možné vytvoriť aj samostatne, bez nadviazania na objednávku. Potom si ale dávajte pozor na sklad. Tovar sa v tomto prípade zo skladu sám neodpočíta.
Pokiaľ z akéhokoľvek dôvodu potrebujete stornovať objednávku, dajte si pozor na to, či ste už faktúru nezaniesli do účtovníctva, alebo ju neodoslali zákazníkovi. Ak nie, môžete objednávku vystornovať a faktúru odstrániť. Dávajte si však pozor, aby nadväzoval číselný rad dokladov. Pokiaľ ste už zaniesli faktúru do účtovníctva alebo odoslali zákazníkovi, nemali by ste ju nijako meniť a je tak nutné vytvoriť dobropis – napríklad pri reklamáciách, kedy už došlo k zdaniteľnému plneniu.
Pokiaľ objednávku stornujete (prepnete do systémoveho stavu storno), tovar sa naskladní späť. Ak potom vytvárate aj dobropis, nemali by ste pomocou neho tovar naskladňovať znova.
Na prenos dokladov do účtovných systémov môžete využiť exporty v administrácii podľa Pomocníka alebo si pozrite ponuku našich účtovných doplnkov.
Napísať komentár